Cinco utilidades poco exploradas de Microsoft Excel

Como es ampliamente conocido, Microsoft Excel llegó para transformar el desarrollo común de nuestras actividades diarias, reemplazando el uso de la calculadora y otras herramientas de apoyo para la gestión profesional. Una de las ventajas que aporta esta herramienta ofimática es la diversidad de funciones, fórmulas, atajos y trucos que sin duda pueden ser aplicados en diversos contextos, dependiendo de los requerimientos particulares. Así, es posible convertir a Microsoft Excel en la mano derecha de muchos estudiantes de secundaria o de formación universitaria, así como el principal aliado para potenciar la gestión de negocios en etapa temprana y/o fortalecer el  desempeño laboral en cualquier tipo de organizaciones, independientemente del área estratégica en la que nos encontremos inmersos: producción, marketing, recurso humano, investigación, finanzas, etc.

Aunque se reconoce la gran variedad de elementos creadores de valor de Microsoft Excel como uno de los paquetes de Office más utilizados a nivel mundial, existen muchas utilidades que aún son desconocidas para la mayoría de las personas, pese al uso frecuente de esta herramienta, para ello, basta con dirigirnos a la Cinta de opciones ubicada en la parte superior de la interfaz de la herramienta, y concentrarnos en la sección Fórmulas, para identificar un sinnúmero de fórmulas financieras, lógicas, de texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, etc., las cuales pueden agilizar y/o mejorar nuestra gestión laboral y/o estudiantil si exploramos con detenimiento algunas de ellas.

En esta oportunidad, presentamos cinco de estas utilidades que pueden resultar desconocidas para muchas personas que día a día trabajan de la mano de Microsoft Excel:

Formato condicional: Esta es una herramienta de gran ayuda para identificar tendencias o patrones de comportamiento de datos dentro de una hoja de cálculo de Excel, permitiendo explorar los datos y crear mapas de indicadores, con un conjunto de colores para un análisis de datos más detallado y notorio a simple vista. Para hacer uso de este formato, es preciso seleccionar el rango de celdas o la tabla sobre la cual se quiere aplicar el formato condicional, luego de ello, dirigirnos a la Cinta de opciones, hacer clic en Inicio, Formato condicional y seleccionar Nueva regla. Allí se procede a seleccionar el tipo de regla y posteriormente seleccionar un Estilo de formato, que puede incluir una escala de dos colores, una escala de tres colores, o la condición deseada y hacer clic en aceptar. Una vez generada la escala de colores, se pueden ajustar editando la regla del formato.

Duplicados: En ocasiones, contamos con una gran cantidad de datos duplicados en una hoja de cálculo y lo que queremos es eliminar las entradas duplicadas y solo contar con valores sueltos idénticos, para proceder a realizar el tratamiento de los datos. Para ello, es necesario seleccionar el conjunto de datos, dirigirnos a la Cinta de opciones y dar clic en Datos en la opción Quitar duplicados, allí se despliega una ventana en la cual procedemos a seleccionar una o varias columnas que contengan los duplicados, y posteriormente dando clic en aceptar. Ahora, se podrá contar con una lista sin duplicados para trabajar y analizar según nuestras necesidades.

Sparklines: Si se tiene un conjunto de datos en Excel y lo que se quiere es conocer la tendencia general de los datos en una sola celda, en vez de crear un gráfico tradicional que consume más espacio y tiempo para ser generado, es posible hacer uso de los denominados Sparklines o minigráficos, para lo cual se tiene que seleccionar un rango de datos y dar clic en Insertar seleccionando entre las opciones Línea, Columna o Minigráfico de ganancia o pérdida. Una vez realizado esto, en Rango de datos, seleccionamos los datos para el grupo de minigráficos, y en ubicación, elegimos la celda donde se colocará el grupo de minigráficos. Los minigráficos representan una forma alternativa para analizar los datos en Excel, identificar tendencias de crecimiento o disminución y tomar las decisiones correspondientes.

Tablas dinámicas: En vez de generar tablas tradicionales en Excel según los datos que queremos analizar, es posible hacer uso de las conocidas Tablas dinámicas, las cuales permiten manipular un amplio volumen de información de forma rápida, sencilla y efectiva. Para crear una tabla dinámica en Excel, debemos ir a la Cinta de opciones, seleccionar Insertar, Tabla dinámica, una vez allí, seleccionar la tabla o los datos que se quieren analizar y eligiendo dónde se quiere colocar el informe de tabla dinámica (nueva hoja de cálculo u hoja de cálculo existente), finalmente se da clic en aceptar para que se genere el recuadro donde se podrán seleccionar los campos o atributos sobre los cuales se quiera trabajar y generar las tablas e informes necesarios.

Valor máximo: Para indicar el valor numérico más alto de un rango de celdas, solo es preciso hacer clic en la celda donde se quiera generar la fórmula, en la Cinta de opciones hacer clic en Autosuma, escogiendo la opción Max y seleccionando el rango de celdas deseado para aplicar la fórmula, en este punto, Excel agrega la fórmula Max y especifica el número más grande del rango previamente especificado. Para seleccionar el valor mínimo de un conjunto de datos, se aplica la fórmula Min siguiendo el mismo procedimiento.