Diana Carolina Martínez Torres
Consultora en Innovación
Corporación MAVI
Microsoft Excel se ha posicionado como uno de las herramientas del paquete de Office más utilizadas por estudiantes, profesionales y/o emprendedores para el ejercicio de sus labores diarias, gracias al sinnúmero de actividades que permite realizar, las cuales incluyen el cálculo de operaciones matemáticas básicas hasta funciones matemáticas avanzadas o de alta complejidad, según los requerimientos de la persona que se encuentre manejando la herramienta.
Así, es posible enfrentarnos al uso de esta herramienta desde el rol de estudiantes, en asignaturas como matemáticas, estadísticas, contabilidad, finanzas, así como en el rol de profesionales y/o emprendedores, al construir bases de datos, registrar ingresos y gastos, diseñar cronogramas y presupuestos, elaborar informes estadísticos o informes de gestión, construir proyecciones financieras, entre otras actividades que requieran el compendio, manejo y/o análisis de datos dentro de un documento, de forma clara y organizada.
Si bien es cierto, se ha reconocido la importancia de esta hoja de cálculo en el ámbito estudiantil, laboral y profesional gracias al sinnúmero de oportunidades que ofrece, la gran mayoría de las personas desconoce el potencial real de esta herramienta, que puede llegar a convertirse en un aliado de nuestras actividades cotidianas si desarrollamos habilidades en su uso y dominamos algunas de las funcionalidades que Microsoft Excel ofrece a nuestro favor.
En coherencia con lo anteriormente mencionado, en este artículo se presentan algunos tips básicos de fórmulas o funciones que pueden utilizarse en Microfost Excel, desde nuestro rol como estudiante, profesional y/o emprendedor para agilizar nuestras actividades:
Aleatorio.entre: A través de la fórmula ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior) es posible generar un valor determinado, entre un intervalo o rango que se desee. Así, inferior, significa el número o valor más bajo del intervalo y superior, el valor más alto del intervalo.
Concatenar: Si lo que queremos es unir el contenido de varias celdas de trabajo, no es necesario reescribir el texto de una de las celdas, basta con ejecutar la siguiente fórmula: =CONCATENAR(Texto1;Texto2), en la que el texto equivale al contenido de cada celda.
Contar.si: Ante la necesidad de realizar conteos del rango o número de celdas que cumplan con un criterio específico dentro de un número de datos, podemos hacer uso de la función =CONTAR.SI(rango;criterio). Como su nombre lo indica, permite solamente contar el número de veces que los datos pertenecientes al rango cumplen con la condición especificada (criterio).
Espacio: La fórmula =ESPACIOS(«Texto») permite agregar o recortar espacios adicionales al texto automáticamente, sin tener que hacer esta operación tediosa de forma manual.
Especial: Para localizar una celda dentro de la hoja de cálculo, basta con presionar la tecla F5 y dar clic en el botón Especial para seleccionar la opción que se adecue a nuestro requerimiento de búsqueda: comentarios, constantes, celdas con fórmulas, celdas en blanco, región actual, matriz actual, objetos, diferencias entre filas, celdas precedentes, celdas dependientes, última celda, solo celdas visibles, etc.
Largo: La función =LARGO(texto) permite contar los caracteres de una celda, en otras palabras, realiza un conteo de la longitud de una cadena de texto dentro de una misma celda.
Redondear: Si lo que se quiere es redondear cifras con decimales, la fórmula =REDONDEAR(número; núm_decimales) es la indicada para tal fín. Para su aplicación, celda corresponde al valor que se desea redondear.
Sumar.si: Para sumar celdas que cumplan con un criterio determinado dentro de un rango de datos, es posible hacer uso de la función =SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma]). El rango corresponde al conjunto de datos sobre el cual se desarrollará la operación, el criterio tiene que ver con el parámetro que se debe cumplir para aplicar la suma, y el rango_suma será útil cuando las celdas a sumar no coincidan necesariamente con las celdas del criterio tomado.
Si bien, hemos aprendido y/o repasado algunas de las funciones más útiles dentro del paquete ofimático de Excel, la clave está en la práctica, en hacer uso de estas una y otra vez en diversas situaciones, para interiorizarlas y de esta forma lograr una apropiación de las mismas cuando de agilizar las actividades estudiantiles o profesionales se trata.
