Microsoft Excel como herramienta de apoyo a la gestión emprendedora

A lo largo de nuestra formación profesional, nos enfocamos en adquirir conocimientos propios de determinadas áreas temáticas o disciplinas de interés, sin embargo, el auge de las denominadas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC ha permitido que los profesionales y las personas en general, adquieran habilidades específicas que mejoren y agilicen la gestión de sus procesos y actividades cotidianas. En ese sentido, hoy más que nunca, cuando los computadores, tabletas, celulares inteligentes y equipos electrónicos son de uso masivo en el quehacer diario de las personas, herramientas como Microsoft Excel adquieren especial relevancia. Este panorama no es ajeno al ámbito de los negocios, en el cual se requiere tener el dominio y control de múltiples variables dentro de las diferentes áreas medulares del mismo.

En términos generales, Microsoft Excel permite realizar casi que cualquier tipo de cálculo, desde operaciones matemáticas básicas o la aplicación de funciones matemáticas de mayor complejidad, hasta el desarrollo de aplicaciones avanzadas, útiles para la optimización de procesos de las compañías. Así, este programa informático desarrollado por Microsoft y que forma parte del paquete básico de Office, puede representar una de las principales herramientas para la gestión de emprendimientos en etapa temprana, al tiempo que sirve de apoyo a empresas reconocidas de más de 50 años de operación.

Pese al amplio reconocimiento de Excel en el ámbito de los negocios y de la alta demanda por adquirir o fortalecer el dominio de este paquete ofimático, gran cantidad de personas aún no son conscientes del potencial de esta aplicación, de hecho, en muchas ocasiones su uso se relaciona exclusivamente al área contable y financiera de las empresas o emprendimientos, dejando de lado un sin número de beneficios derivados de la aplicación efectiva de esta herramienta en procesos medulares o de apoyo de los negocios.

A continuación se presenta una recopilación de algunas de las principales utilidades de Microsoft Excel como herramienta clave para la  gestión de los emprendimientos y la construcción de negocios sólidos, viables y sostenibles en el tiempo:

• Llevar la contabilidad del negocio: Para aquellos negocios de reciente operación y que no cuentan con programas sofisticados de contabilidad, Excel se convierte en una excelente opción, ya que permite realizar las operaciones diarias del negocio y llevar el control de la información contable, tales como el registro de las compras y ventas, controlar los ingresos y gastos, gestionar información de clientes y proveedores, actividades que a través de las tablas dinámicas, gráficos, búsqueda de datos, filtros y funciones lógicas, permiten acceder a información contable de manera fácil y sencilla, así como llevar un registro actualizado de la contabilidad.
• Desarrollar la operación comercial. Entre las bondades de Excel se encuentra la automatización de procesos propios del área comercial del emprendimiento, especialmente cuando no se cuenta con herramientas avanzadas para tal fin. Entre las actividades a desarrollar dentro de este ítem, se encuentra el manejo de las bases de datos de los clientes y los proveedores, la elaboración de facturas y recibos, así como, la supervisión general de la acción comercial del negocio.
• Administrar el negocio a nivel táctico y operativo. Si bien, Excel es claramente una hoja de cálculo para manipular un gran volumen de datos y desarrollar operaciones aritméticas o complejas, según el caso, actúa también como una herramienta ideal para realizar diversas tareas a nivel administrativo y de toma de decisiones, entre las que se encuentran la planificación de los procesos y actividades, análisis de información, reporting de datos, elaboración de check-list de actividades, desarrollo de informes de seguimiento y control de proyectos o procesos, entre otras.
• Trabajar en equipo. En condiciones actuales de teletrabajo o incluso como alternativa para estrechar los lazos entre los miembros del emprendimiento y/o elevar la productividad del negocio, Excel brinda la posibilidad de trabajar de forma colaborativa en diferentes actividades o proyectos cuando se hace uso de la hoja de cálculo en la nube, en la cual varias personas pueden acceder a un mismo documento para visualizar y/o editar la información en tiempo real según nuestras necesidades o requerimientos.
• Gestionar las finanzas del emprendimiento. El estado financiero del negocio es clave para asegurar la supervivencia y/o crecimiento del negocio. A través de Microsoft Excel podemos gestionar de forma automatizada las finanzas del emprendimiento, calculando el punto de equilibrio, la rentabilidad, el coeficiente de liquidez, el grado de endeudamiento, entre otros ratios financieros que debemos calcular constantemente y tener presente en nuestro rol como emprendedores. De igual modo, y con un mayor dominio del Excel, es posible desarrollar simulaciones y modelos financieros de alta complejidad, con la correspondiente consideración de diversos escenarios.

Los anteriores beneficios dan muestra de todo lo que podemos llevar a cabo si nos atrevemos a explorar en detalle el paquete ofimático de Excel, automatizando el trabajo y dando tratamiento efectivo a los datos que diariamente generamos en nuestro emprendimiento. El reto está en aprender a usar esta aplicación, así como sacar el mayor provecho posible de esta, para agilizar la planificación, desarrollo, seguimiento o control de actividades específicas, optimizar los procesos de nuestro emprendimiento y de esta manera sentar las bases para contar con negocios exitosos, escalables y rentables que revolucionen el mercado y superen a la competencia.